色々な会社からの問い合わせを、個人のメールアドレスで受けていました。 しかし、その場合「誰が」「どんな対応をしたのか」などが不透明で、迅速な対応ができたのか、的確な対応ができたのかわかりませんでした。

そこで、個人に帰属していた業務や知識を共有化し、個人の負担軽減やリスク分散ができないか、という話になりました。 ひとつひとつの細かい業務は各担当者が答えても、流れをグループで共有できていれば問題が解決します。

まず取り掛かったのは、業務処理組織体系の見直しでした。 当会は少数精鋭で処理をやりくりしています。部課制の利点を生かしながら 複数の業務を兼務する体系を模索しなければなりません。 多数ある業務は属性ごとに8つに分けることができ、 個人が複数の「グループ」に所属する体系であることが望ましいと考えました。 そして、それぞれのグループで情報共有しながら業務を遂行することが可能なグループウェアが必要となりました。

当会の体系にあったグループウェアといっても、どうすればいいのか手探りの状態でした。 そんななか、キー・ポイント株式会社とお知り合いになる機会があり、当会の要件を相談することにしたのです。 グループごとにメールアドレスを発行し、送受信内容を、複数の担当者が一覧できるシステムはないだろうか・・・ つまり、メールの考え方と当社の「グループ制」に合致したグループウェアを求めていると相談したのです。

早速、キー・ポイントさんから、われわれ自身で考案した新体制への期待と、それを実現させるための明確かつ的確なアドバイスがありました。 そして、現在のグループメール共有システム「GrpMail」の原型となるべき システムのご提案をいただきまして、早速開発に取りかかっていただくことになりました。

さて、システムができあがり、導入して、まず最初に取り組んだのは、それまで割り当てていた担当者レベルのプライベートアドレスを廃止することでした。 それは情報共有化を徹底するためではありますが、この決断には、少なからず反発もありました。 今まで個人としてやり取りしていたメールの送受信ができなくなるということで、担当者レベルではストレスを感じるという意見がでたのです。

しかし、メールアドレスの運用方法を完全に切り替えるためには、根本的に改革する必要がありました。 会社に来るメールを、すべて部署単位で適切にグループ管理する。 徹底的に運用すれば作業効率が向上し、社員全員が納得するシステムになるであろうと確信し、利用を推進しました。

利用が浸透してきたら、社内から「便利だね」といった声がチラホラと伺えるようになりました。 部署内にいったいどんな問い合わせがあり、どんな問題が山積しているのかを明確に判断することができるからです。 日報・月報といったものもありますが、リーダークラスにとっては、リアルタイムに経緯を見れることに安心感もあるのです。

GrpMailを導入してから2年。毎日の連絡事項、会の主催するあるいは関連する会合やセミナー等の予定、ISOに関する伝達事項の共有、 あとはもちろん会員のみなさまとのやりとりについての 進捗状況の把握、共有に利用しております。

また、GrpMailとしてだけでなく、当社独自に使いやすいシステムとしてカスタマイズしてもらって利用しています。 それまで、グループが複数の部署にまたがっているせいで、会議室の利用がバッティングすることがありました。 そこで、会議室の予約システムを導入することにより、解消できないかと思ったのです。 特別に会議室管理機能をカスタマイズ開発していただき、今ではとても便利に利用しております。

導入してよかった点はたくさんあります。もうGrpMailなしでは、当会の仕事は考えられないくらいになっております。 導入前と比較してみると、みんなが情報共有をし、自分の業務もわかってほしいけど、 その手段がなかったのだ、と感じるようになりました。 そういう点では、みんながしたかった仕事上での 情報共有が現実のものとなり、さらに当り前になったという点で、当事務局自体のレベルアップ となったのではないかと思います。

GrpMailは、単なるメールシステムではなく、すばらしいコミュニケーションツールです。 今では、GrpMailなしに業務の遂行はありえません。 そして、キー・ポイントさんとは、GrpMailを越えたパートナーとして、今後もお付き合いいただきたいと思います。

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