システム管理者用削除メール閲覧機能

GrpMailではメールを削除した場合でも、データ保存期間として設定した期間は、データベースにメールを残します。 ユーザが削除したメールを保存する期間は、３年や５年などと企業ポリシーにあわせて設定可能です。 データベースに保存されているすべてのメールは、システム管理者のみ閲覧することが可能です。
(データ保存期間を過ぎ完全に削除されたメールは閲覧できません。)

禁止キーワード

メール送信時に、管理者が予め登録しているキーワードに対してフィルタリングを行い、 該当のキーワードを含むメールの配信を承認待ちメールとして停止させることができます。 停止したメールは管理者によって承認された場合に配信が行われます。差戻されたメールは 配信されません。管理者がチェックすることにより、配信を停止しメールデータからの情報流出を 防ぎます。メール文書の内容をチェックすることで、企業のメール文書の統一化が可能です。

送信前二重チェック機能

プロジェクト管理機能では、案件単位でメールの管理や対応記録、アドレス帳の管理が可能です。 プロジェクトとタグを関連づけることによって、プロジェクトとメールを紐づけることができます。 メール対応だけでなく、プロジェクト毎に電話対応や訪問対応記録が出来るため、プロジェクトの 流れを共有することが可能です。又、プロジェクト毎にステータスの設定が行える為、 プロジェクトの状況を一目で把握することが可能です。

ログ機能

GrpMailでは、ユーザや管理者の誤操作や悪意のある操作を防止する為、全ユーザのアクセスログ (ログイン、ログアウト)や、管理者の操作ログ(データの削除・編集等)を記録しています。 ログを記録し、残すことによって、監査時などの情報取得に利用可能です。

添付ファイル送信可否設定機能

グループ登録時に添付ファイルの送信を許可するかどうかの設定が行えます。 許可したグループはメール送信時に添付ファイルの送信が可能です。許可しない設定の場合には、 該当のグループから添付ファイルを送信することができません。添付ファイルの送信を禁止することに よって、社内の秘密文書や機密情報を外部へ流出しないよう防止することが可能です。

:バージョンアップで新しく追加された機能