Check1:共有メールは一元管理で見落としを防ぐ!

2017.05.23.Tue GrpMail

 
このブログでは、GrpMailの便利な機能や使い方をご紹介しています!

フォルダ管理じゃない!共有メールは一元管理が使えて便利?

[メールをまとめて管理するという考え方  其の①  >>ステータス編]
GrpMailでは、受信したメールをフォルダに振り分けて管理する従来の方式ではなく、同じ1つの受信箱で、メールに「ステータス」や「タグ」を付けて管理する方法を採用しています。

ここでは、メールを一元管理するという考え方や、そのメリット。
また、ステータス機能を活用して、更にメールの管理を便利にする方法をご紹介します。

メールを一箇所で管理するメリット

複数人でメールを共有するときに大事なのは、ずばり
今、メールがどういう状態か?を瞬時に把握できること
だと、GrpMailは考えています。

フォルダ毎にまとまったメールは、一見綺麗に管理されているように見えますが、実は全体の状況を把握しづらいというデメリットがあります。
メールが一処にまとまっていれば、どうでしょうか?
全体の状況を一目で確認でき、見落としや、対応漏れを防ぐことが可能なほか、あちこちのフォルダにページ遷移する必要なく、その場で幾つものメールに対し、内容の確認や返信などの対応が取れます。

GrpMailでは、メール管理をよりシンプルで合理的なものにするため、受信メールも送信メールも、まとめて1つのボックスに保管し、メールに「ステータス」や「タグ」を付けて管理するという方式を採用しました。

受信・送信BOXは「ステータス」の色分けで見やすく!

メールを一元管理するメリットをご紹介しましたが、とは言え、全てのメールがただ一箇所に並んでいるだけでは、返って状態がわかりにくくなってしまいます。
そこでGrpMailでは、メールの状態を表す「ステータス」という概念を取り入れ、ステータス毎に色分けして表示することで、見た目にもわかりやすい表現を目指しました。
受信・送信BOX
上のキャプチャは実際のGrpMailの受信・送信BOXの様子です。
黄色や青色の背景になっているもの、赤色の字で表示されているものなど、メール毎に、文字の色や背景色が分けられているのが、お分かりいただけるでしょうか。
上の例では、橙色の背景は「未処理」のメール、赤色の文字で表示されているものは「返信待ち」のメール、といったステータスの管理を行っていますが、GrpMailのメール一覧はこのように、全体のメールの状態が一目で把握できるように工夫されています。

ステータスの種類や色は自由に設定が可能!

メールの状態を示す「ステータス」は、自由に好きなだけ作成することができます。
見逃してはならない重要なステータスは、赤色の文字にしたり、黄色の背景色を付けたり、色の設定も自由自在。
カラーピッカーを使い、簡単に、繊細かつ無限の設定が可能です。
ステータス管理

GrpMail Check!

・メールは一元管理で全体を把握!問い合わせに迅速に対応でき、見逃しも防ぐ!
・メールの管理は色分けできるステータスで!一目でメールの状態を把握!
・ステータスは、内容・文字色・背景色の設定が自由自在!
 自社の運用にあったステータスが好きなだけ作れる!
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