Check2:汎用性抜群!メールはタグで万能カテゴライズ

2017.05.26.Fri GrpMail

 
このブログでは、GrpMailの便利な機能や使い方をご紹介しています!

メールはタグで分類する。便利すぎるタグ機能、その実力を見よ!

[メールをまとめて管理するという考え方  其の②  >>タグ編]
GrpMailでは、受信したメールをフォルダに振り分けて管理する従来の方式ではなく、同じ1つの受信箱で、メールに「ステータス」や「タグ」を付けて管理する方法を採用しています。

今回は、タグによるメールの分類について、その便利で万能な機能の概要をご紹介します。

メールはビッグデータ?メールを分類する重要性

前回、ステータス機能についてご紹介しましたが、ステータスはメールの状態を把握するためのものです。
各種問い合わせやプロジェクト毎のメールを管理するには、ステータス以外にもう1つ、記載されている内容や性質によって、メールを分類するということが重要になります。

例えば自社に複数の製品があった場合、これは製品Aへの問い合わせか、製品Bへの問い合わせか、それによって対応する人や対応方法が変わってくる場合はないでしょうか。
今月の製品Aへの問い合わせ件数は幾つだったか、製品Bへはどういった内容の問い合わせが多いのか、そういった分析ができれば、より質の高い製品の提供や、販売戦略の構築などに役立てられるのではないでしょうか。

自社に届いたメールは、様々な価値を秘めた、いわばビッグデータのようなもの。
業務の効率化を図るだけでなく、更に発展させるために、メールを分類して管理することが重要だとGrpMailは考えました。

GrpMailはタグ機能でメールを分類する

GrpMailでは、メールを分類するために「タグ」を利用します。
「タグ」とは、メールに貼り付けるラベルのようなものです。
タグはその場で簡単に作成し、簡単に貼り付けられ、複雑な操作は不要です。
届いたメールを読んだら、その場で作成、その場でペタっ!
1つのメールに複数のタグを付けることも可能です。

先程の例の場合、製品Aへの問い合わせには「A」というタグを、製品Bへの問い合わせには「B」というタグを付ける。それだけ。
たったそれだけで、製品Aと製品Bの問い合わせメールを区別して管理できるようになります。

図1:メールに「A」や「B」のタグを貼り付けた状態
タグ貼り付け
 
図2:「A」のタグで絞り込んだ状態
タグ絞り込み

単純明快なタグ機能が発揮する汎用性

ご説明したとおり、GrpMailのタグ機能自体は、とても単純明快なものです。
ですがこの単純なタグ付けの機能が、実は驚くほどの効果を発揮します。

もう一度、先程の例を使ってご紹介しましょう。
製品Aへのメールには「A」、製品Bへのメールには「B」のタグを付け、更に、製品の特徴や機能に関する問い合わせなら「機能」、価格に関する問い合わせなら「価格」とタグをつけます。
これだけでなんと、8種類もの条件に合わせて、瞬時にメールを分類することが出来るようになります。
条件別の分類

いかがでしょう。メールにタグを付けるという、単純な操作から生まれるこの汎用性。
他にも、「新規」「リピーター」「好評」「クレーム」など、メールの内容や性質に応じて様々なタグを付けることで、いかようにも好きな条件で、メールを細かく分類、分析することが出来ます。

タグを使った分類結果を、製品の品質向上に利用するもよし、販売戦略の構築に利用するもよし。
タグをFAQ代わりにして、過去の事例から対応を学ぶなど、その利用方法は無限大。
GrpMailのタグ機能は、単純な操作から生まれる幅広い利便性で、企業のメール管理をサポートします。

図3:「A」+「価格」タグで絞り込んだ状態
タグ貼り付け

GrpMail Check!

・メールは企業の財産!タグ管理で、その価値を無駄にしない!
・メールを読んだら、その場で作成、その場でペタっ!
 単純操作で、無理なく、漏れなく、メールを管理。
・タグの利用方法は無限大!用途に合わせた様々な条件でメールを細かく分類、分析!
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