【自社製品紹介】どんな時に使えるの?GrpMailのいいところ!

2013.10.22.火
お勧め

こんにちは。つい最近会社の廊下の電気を変えてもらったので、とっても明るくなりました。
外が曇りでも暗くなって来ても明るいです。この調子で仕事も頑張りたいなぁと思うTです。

今回は自社製品である「GrpMail」についてご紹介しようかと思います。
とはいってもGrpMailの概要自体は弊社Webサイトに既にあります。とりあえずGrpMailについて知りたい方はこちらもどうぞご覧下さい。
ではでは語ってまいります〜(・ω´・ )

GrpMailは社内のメール管理でお悩みをお持ちの方におすすめ!

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メール管理と一言で言っても様々ですが、例えばネット販売・お問い合わせ管理・サポートデスクなどお客様からのメールや社内のメールの送受信が頻繁にある環境が挙げられます。
これらのサポートは、個々のメールソフトで行おうとすれば必ずほころびが生まれてしまいます。
メールサポートを行っていて、こんな「困ったこと」はありませんか?

  • 誰が何のメールを対応しているのか、把握するのが大変
  • 未対応のままになっているメールがあるのに、気付かれないことがある
  • 担当者だけが全ての情報を知っているため、不在の時はお客様のサポートが行えない
  • 新入社員が書くメールの内容が心配だ
  • メールに社内機密や不適切な用語を使われたくない

GrpMailではこれらの問題も全て解決出来る機能が備えられています。
まずおさらいになりますが、GrpMailは一つのメールアドレスを複数人で一括管理するシステムです。一つのメールアドレスにつき一つのグループでメンバーが所属しています。

もちろん与えられる権限によって使える機能が違ったりはしますが、自分が所属するグループのメールは全て確認することが出来ます。
メールソフトが個々で分けられて、社内のメール管理が上手くいかないという点はここで解消されます。
つづけて他のポイントも見てみましょう(・
ω´・ )

01.対応状況をリアルタイムで確認しよう!

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複数人で一つのメールアドレスを共有することによって、誰がどのメールを対応しているかが一目で確認出来ます。
これにより、担当者不在でもメールの内容を確認し他メンバーが対応するということも可能になります。
また「未処理」「保留」などといったステータスをメールに設定する事が出来、そのステータス毎に放置期間を設定すると、設定された日数、または時間を過ぎた場合にトップ画面に警告が表示されるので、放置されているメールの件数を常に把握することが出来ます。

02.タグ機能でメールの埋没にさよなら!

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メール一覧画面では送信メールと受信メールが時系列に表示されます。これによりメールの流れが一目瞭然になります。
メールの埋没を防ぐにはよくフィルタ機能が使われますが、フィルタ機能でフォルダ分けを細かくしてしまうと、フォルダがたくさん作られることでメールが散乱してしまい、フォルダにメールが埋没してしまう可能性もあります。
GrpMailではメールに「タグ※」を複数設定する事で目的のメールを迅速に絞り込みます。

※各メールに「重要」「クレーム」等の簡易的なラベルを貼る機能です。

03.メール文書チェックで恐怖の誤配信を防止

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各メンバーが書いたメール文書のチェックを行うことが出来ます。
メールが書き終わってもすぐには送信されず、一旦管理者(リーダー)や他メンバーにチェックしてもらい、問題なければ送信される仕組みです。
チェックを行う事によって新入社員が書くメールもWeb上ですぐに確認することが出来る上、業務上文書の品質向上や、文書の統一化も行えます。
また業務上ふさわしくない用語を含むメールの送信を防ぐため、メール送信時にキーワードによるフィルタリングを行う事も可能です。フィルタリングにチェックされたメールは差し戻され再度編集を行ってもらいます。

以上GrpMailのご紹介でした。
これら以外にも機能はたくさんありますので、またGrpMailの概要をご覧下さい。
また既存機能以外にも、自社だけの追加機能を入れて使いたいとか、既存機能を改造して欲しい等、カスタマイズももちろん受け付けておりますので、お悩みの方はその旨ご相談くださ〜い!(・`ω´・ )

そのうち他製品の紹介もある…かも?
またご期待下さい〜。

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