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サービスや製品のお問い合わせ先を、個人のメールアドレスに指定しておくと、個人としては、毎日必ずメールを確認するようにすれば、すぐに返信することができ、対応漏れも防ぐことが出来ます。
しかし、個別のメールには、社内連絡や業務に関するメールが届くことも数多くあります。社内連絡や業務のメールに埋もれてしまい、大事なお問い合わせに気づかないことも考えられます。

また、お問い合わせが増えた際に、1人でメール対応を行うには難しい状況になることもあります。
もし急に仕事を休まなければならなくなったときに、個人のメールアドレスに来ている問い合わせメールは、誰も対応を行うことが出来ません。

メールの内容によっては早急に返信が必要な場合もありますので、このように対応が遅れることによって、企業の信頼を失うことも十分にありえます。

個人のメールアドレスでのお問い合わせで発生する問題対策の1つとして、メールの「Cc・Bcc・転送」の利用が挙げられます。

自分の上司や、お問い合わせ内容に関連のある人をCc・Bccに入れてメールを送信する、もしくはメールを転送することで、今自分がどのような対応しているのかを自分以外の人に伝えることが可能になります。メールの対応内容に問題がないのかをチェックしてもらうことにも役立ちます。

しかしその場合、自分以外の人もさらに多くのメールに目を通す必要が出来てしまい負担が増えてしまいます。また、Cc・Bccとして送られてくるメールは必ず繋がりがあるわけではなく、時系列もバラバラに送られてしまい、内容を把握するのも大変です。

また、これらを使用してメールのチェックは可能ですが、チェックが出来るのは送られてきたものだけですので、最終的にメールの流れを知っているのは自分だけ、となってしまいます。

これらのことから、お問い合わせに関する担当者全員がお問い合わせ内容を確認でき、かつ、迅速にメールの対応が可能な仕組みづくりが重要となってきます。

個々の対応では1人につき1つのメールアドレスを利用しますが、個人ですべてのメールを管理することになるため、1人だけしかメールを閲覧したり送信することが出来ません。

当社のGrpMailでは、1つのメールアドレスでグループを1つ作ることが可能です。
1つのメールアドレスでグループを作る利点としては、グループに複数人が所属する形になるため、届いたメールをグループ全員で確認することが可能となることです。大量に送られてくるメールの対応が必要な場合も、複数人で対応することが可能なので、個人でメールの管理をするよりも格段に負担が軽減されます。

また、担当者不在で早急な対応が必要になった時も、今までのメールでのやりとりを閲覧することでグループに所属している他のメンバーによる対応が可能になります。今までやりとりしたメールには関連メールが表示されるので、繋がりを把握しやすくなります。

GrpMailでお問い合わせ等の対応を行うことで、過去に対応したメールを全て閲覧することが可能です。そのため異動や新しく入社した人でも、過去のメールを閲覧することで、そのグループではどのように業務を行っているのか、どのような対応をすれば良いのかが分かります。

下書きに保存したメールも、グループに所属している全員が閲覧可能なので、メールの書き方や内容に問題がないかをチェックするということも可能になります。GrpMailでメールの対応を行うことで、対応漏れはもちろん、社内メールの品質向上にも役立てる効果が期待出来ます。