問い合わせ管理・メールサポート・メール共有システム「GrpMail – グループメール」

セキュアな環境でファイル管理・送受信を WebFile

メールを時系列で確認したり埋没を防ぎたい
削除されたメールもしっかり確認したい
未対応のメールが放置されてないか心配
メールの内容に問題がないかチェックしたい
メールに不適切なワードを使われたくない
案件の記録や動向を管理したい

タグの設定でメールの埋没を防止！

タグ機能

複数人で一つのメールアドレスを共有することによって、誰がどのメールを対応しているかが一目で確認することができます。重複対応を防ぎ、メールの見落としも防ぐことが可能です。ステータス毎に放置期間を設定すると、設定された日数または時間を過ぎた場合にトップ画面で表示されるので、放置されているメールの件数を常に把握することができます。

削除済みメールもアーカイブ化

メール閲覧管理

GrpMailで受信や送信したメールはユーザが削除したメールを含む全てを独自のメールデータベースに保存し、閲覧することが可能。メールデータベースに保存することでパソコンの紛失や盗難等の人的ミス等であらゆる情報の漏洩を防ぐ事が可能です。全てのメールを保存しておくことで、事故発生時の原因究明や対応の事実の証明にも利用できます。

放置メールの埋没を防ぐ

放置メール警告機能

ステータス毎に一定期間未対応のメールがある場合、メール一覧に警告メッセージでお知らせします。警告期間設定は時間または日にちで設定可能な為、迅速な対応が必要なステータスには短い期間でお知らせできます。またメール一覧だけではなくトップ画面でも放置メールの件数を把握でき、優先して対応をすることが可能です。

二重チェックで間違いを未然に防ぐ

送信前二重チェック機能

管理側でグループ登録時に送信前二重チェック機能を設定していれば、ユーザの送信メールは、一時的にメール一覧の送信待ちフォルダの中に保存され、「確認待ち」状態に。チェックを行いメールの間違いを未然に防ぎ、管理者または他のユーザが確認してから送信ができるので、グループのメール対応のレベルの統一も図れます。

強固なセキュリティチェックで誤配信防止

禁止キーワード

秘密文書や業務上相応しくない単語を含むメールの送信防止のため、GrpMailから送信時にキーワードによるフィルタリングを行うことが可能です。チェックされたメールは管理者が文書を確認し、承認・差戻すことができます。メール文書からの情報漏洩を防止、誤配信回避および業務上の文書の品質向上を図ることが可能です。

プロジェクトの進捗や状態を共有

プロジェクト管理

プロジェクト単位でメール対応だけでなく、電話対応や訪問対応の管理が可能です。電話で誰がどのような対応をしたか、営業訪問時にどのようなやりとりをしたか等を記録することによって、グループ内で案件の動向を時系列で管理することが可能です。