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新しく受信したメールに気づくと、その都度メール対応していくことが多いと思われます。
しかし日々の業務の中で優先度が変わり、早急な対応が必要でない場合は『とりあえず、このメールは後で返しても大丈夫』と後回し。同じ対応をしたことがある、という方いらっしゃるかもしれませんね。

ここで問われる問題はそういったメールに気づかず、何日も放置したままになったメールについてです。
早急の対応は必要でないにしても、何日も無視された状態になれば、送った相手は「何かあったのだろうか」「何故返信がないんだ」と疑問に思いそれが不信感に変化します。そうなれば本当は大して問題のなかったはずのメールが、返信が遅れてしまった、返信しづらい重要メールに変わってしまいます。

また、チームで対応している場合に起こりうるケースとして、お客様からのお問い合わせを誰かが対応していると思い込み、結局誰も対応しておらず、結果対応漏れが発生してしまった、ということもあります。

この場合、データとして残っているのは個々のメールソフトのみで、お問い合わせを誰がするのかについては人づてに確認するしかない状態となっています。
もちろん人づてにしっかり確認し対応することで対応は可能ですが、忙しくてメールの確認がおろそかになったり、誰かに対応を頼んだつもりになって言い忘れてしまったりするような、人為的なミスが起きてしまいます。

放置メールが出来る原因はそれ以外にもたくさんあります。
日々送られてくる大量のメールに重要な注文メールが埋もれてしまったら？メールフォルダへの割り振りを間違えて気づかないままになってしまったら？
ちょっとしたミスではありますが、そのミスが問い合わせ先や注文先からの信用を失うきっかけになってしまいます。

常にメールを確認できる状態であれば問題ありませんが、他の業務を行っている中で新着メールだけを気にしているわけにはいきません。
ですが、『メールが埋もれてしまっていても、埋もれていることを確認出来るような仕組み』があればこのようなミスを防ぐことが可能になります。

GrpMailでは、一定期間未対応のメールがある場合、メール一覧に警告メッセージで知らせる『放置メール警告機能』があります。この機能は、各メールに設定されるステータス(対応状況)によって、ある期間放置されているとメールの警告を行う機能です。

GrpMailで使用するステータスは、10件まで作成することが可能です。さらにそのステータスに放置メールの警告期間を設定することで、重要度が高いステータスほど警告発生を早くする等、企業のスタイルに合わせた柔軟な設定が可能となっています。

警告が表示される流れとして、例えば「未処理」というステータスになっているメールがあり、放置期間を3日と設定した場合、未処理のステータスの状態が3日続くと『メールが放置されている』と警告メッセージが表示され、放置メールとして扱われます。
放置メールとして扱われたメールを一覧表示することも可能ですので、まとめてチェックを行うことも可能となります。

メールを見過ごし放置してしまうことは人為的なミスで仕方のないことですが、ミスをミスにしないための機能を使うことで、日々のメール対応をしっかりと行っていくことが大切になります。