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皆さんはメールを送信する際に、送信内容、または送られてきたメールに関する返信内容について、自社の機密情報が含まれていないか確認はされていますか？基本的に新しく受信したメールに気づくと、その都度メール対応していくことが多いと思われます。

機密情報とは、大まかに言うと企業にとって重要な秘密のことを指します。ライバル企業や外部に知られると、その企業にとって致命的となってしまうような重要な情報です。

日々の業務の中で、企業を中心に情報漏洩の対策についての認識が高まり、様々な取り組みが行われています。しかしそれでも情報漏洩の事故は頻繁に起こっています。
その主な原因としては、情報管理が不十分であったり、操作の誤り、データの紛失など、主に社内での不手際による事故が多くあります。

USBやPCなどの記憶媒体等の持ち出しは大量のデータ紛失の恐れがあるため、近年ではUSBそのものを持ち出さない、または使わずに別のツールを利用することで情報漏洩対策を取られていることがあります。

メールでも同じく、企業内で定められたルールに基づき、送られてきた内容等をチェックし、内容について回答出来ているかどうかは当然確認されると思います。しかし、個々のメールソフトだと直接すべてのメールをチェックすることが出来ないので、絶対に外部に漏らしてはいけない機密情報が含まれることを完全に防止することが出来ません。

機密情報の他にも、メールでは業務上相応しくない単語が使われる恐れがあります。

特に、まだメールを送ることに慣れていない新人社員が、失礼な言い回しと気付かず送ってしまうということが多いでしょう。はじめから上手く出来る人はなかなかいませんので、誰の確認も無しにちゃんと送れるようになるまでにも時間もかかります。

また、企業の方針の違いから、以前勤めていた会社では問題のなかった単語が違う会社では問題ありとされるものだった、というような気付かずにミスしてしまうケースも少なくありません。

機密情報や業務上ふさわしくない単語をうっかりミスで漏らさずにするにはどうすれば良いか？
その対策としてGrpMailでは、その言葉があらかじめ分かっているのであれば『禁止キーワード』として登録する情報漏洩防止のための機能があります。

GrpMailではメールで使用してはいけないキーワードを設定することで、メール送信時にメールチェックを行い、もしキーワードに引っかかった場合メールを送らないようにする『禁止キーワード機能』があります。

チェックされたメールに禁止キーワードチェックで登録されたキーワードがあると、メールは送信されず『送信待ち』の状態になります。そのメールを、作成した本人以外のユーザが確認し、そのメールに問題がなければ『承認』することではじめてメールが送信されます。
もし問題があればそのメールは差し戻され、メールを作成した本人が再度編集を行うことになります。

このように、機密文書や業務上ふさわしくない単語を含んだメールを送ることを未然に防止することで、情報漏洩の防止、誤配信の回避、さらにメール文書のチェックを行うことでメール文書の品質向上に繋げることも可能となります。