以前は別のメールシステムでお問い合わせメールを受信し、複数名のスタッフで担当を割り振り返信をしていました。しかし、たくさんのお問い合わせを頂くと、担当を割り振るだけでも手間がかかり、お客様への返信が遅れ、スムーズなお買い物を楽しんでいただくことができにくい状況となってきてしまいました。
危機感を抱いたときに、「これならメール対応品質を向上できるだろう！」と思えるシステムに出会うことができました。それが、GrpMailです。

不満があったとはいえ、これまでに使っていたシステムを切り替えるとなると、いくつもの不安がありました。機能の過不足も細かく確認しましたが、一番の懸念は、“スムーズに導入できるかどうか”でした。お客様への迅速なメール対応を目指し、機能面で充実しているシステムを導入しても、操作が難しくて混乱し、業務が滞ってしまったとしたら意味がありません。
大勢のスタッフが一斉にGrpMailの操作を習得できるか不安はありましたので、講習会を設けることにしました。講習会は当初2回を予定していたのですが、たった1回の講習会だけで操作を習得できたようなので、なんと1回で完結！運用開始直後から、システムを切り替えたとは思えないほど、スムーズに 業務を遂行することができました。GrpMailの操作手順は非常に簡単ですし、わかりやすいマニュアルもありますので、1回の講習会すら実は必要なかったかもしれません。

GrpMailはタグ付けでメールの分類ができるのが便利ですよね！私たちも、フォルダ分類を使いながら、タグも活用していくことにしました。おかげで、未対応メールやその他メールに関する情報確認をフォルダとタグで的確に分類でき、情報処理速度が格段に向上しました。
また、複数のスタッフで全てのメールを共有しつつ、メールそれぞれに対応担当者を決めて対応できる仕組みで、対応モレがなくなりました。お互いの返信状況や対応について全員が把握でき、対応ノウハウを共有することができるので、新米スタッフでもベテランのような返答が即座にできるなど、お問い合わせへの対応がはるかにスムーズになりました。
GrpMailは、お問い合わせに対応するシステムの決定版です。お客様に、より快適なネットショッピングを楽しんでいただくために、お問い合わせ対応の品質向上は不可欠。そのためには、GrpMailも不可欠です。