複数人で一つのメールアドレスを共有することによって、 誰がどのメールを対応しているかが一目で確認することができます。 重複対応を防ぎ、またメールの見落としも防ぐことが可能です。ステータス毎に放置期間を設定することができるので、 設定された日数または時間を過ぎた場合にはトップ画面で表示される為、 放置されているメールの件数を常に把握することができます。

秘密文書や業務上ふさわしくない単語を含むメールの送信を防ぐ為、 GrpMailからメール送信時にキーワードによるフィルタリングを行うことが可能です。 キーワードはGrpMailシステム全体または、グループ毎に設定が可能で、 各グループのポリシーに合わせてフィルタリングを行うことが可能です。 キーワードチェックにヒットしたメールは管理者が文書を確認し、承認または差戻すことができます。 メール作成者以外の確認を必要とすることもでき、キーワード監視と合わせて二重チェックを行うことができます。 メール文書からの情報漏洩を防止すると共に、誤配信回避および業務上の文書の品質向上を図ることが可能です。

プロジェクト単位でメール対応だけでなく、電話対応や訪問対応の管理が可能です。 電話で誰がどのような対応をしたか、営業訪問時にどのようなやりとりをしたか等を記録することによって、 グループ内で案件の動向を時系列で管理することが可能です。又、プロジェクト毎にステータスの設定が行える為、 プロジェクトの状況を一目で把握することが可能です。

メールを管理する際に、フォルダでメールを振り分けていませんか。GrpMailは送信メールも受信メールも時系列で見れる為、 メールの流れが一目瞭然です。フィルタ機能でフォルダ分けを細かくしてしまうと、メールが散乱してしまい、 フォルダに埋没してしまう可能性があります。更に、複数人でメールを共有する為、振り分けされたメールを 把握するには作業量も増大してしまいます。GrpMailではメールにタグ※を複数設定することで、 目的のメールへを迅速に絞り込むことが可能です。フォルダにメールが埋没することなく、振り分けしなくてもメールを 絞り込むことが可能です。メール自動振り分けフィルタ機能では、メール受信時フォルダに振り分けるだけではなく、 タグを複数設定することが可能です。
※タグとは各メールに「重要」や「セールのクレーム」等の簡易的なラベルを貼る機能です。

GrpMailで受信や送信したメールは、ユーザが削除したメールを含む 全てを独自のメールデータベースに保存し、閲覧することが可能です。 メールデータベースに保存することで、パソコンの紛失や盗難等の人的ミス等でメールから 顧客情報、個人情報、企業情報の漏洩を防ぐ事が可能です。 全てのメールを保存しておくことで、事故発生時の原因究明や対応の 事実の証明にも利用でき、企業のリスクヘッジにつながります。