［GrpMail］一つのメールアドレスを複数人で一括管理。サポートデスクなどで大活躍
GrpMail(グループメール)とは、１つのメールアドレスを複数人で共有しメールの一括管理が行える、 メール共有システムです。個々のメールソフトで、メールを受信し個人で対応したメールは共有することができませんでした。 GrpMailでは、個人のメールアドレスではなく、一つのメールアドレスを共有し、メールデータを一つのサーバで管理を行う為、 メールデータの散在を防ぎ、複数人でメールの対応を行うことが可能です。 又、パソコンにメールを残さない為、パソコンの紛失や盗難からの顧客及び個人情報漏洩を防ぐことが可能です。
メール共有でメール対応漏れを防止！対応状況もリアルタイムで確認！
複数人で一つのメールアドレスを共有することによって、
誰がどのメールを対応しているかが一目で確認することができます。
重複対応を防ぎ、メールの見落としも防ぐことが可能です。
ステータス毎に放置期間を設定すると、設定された日数または時間を過ぎた場合にトップ画面で表示されるので、
放置されているメールの件数を常に把握することができます。
強固なセキュリティチェックで誤配信防止！管理者によるメール文書チェックで業務上文書の品質向上！
秘密文書や業務上ふさわしくない単語を含むメールの送信を防ぐため、 GrpMailからメール送信時にキーワードによるフィルタリングを行うことが可能です。 キーワードはGrpMailシステム全体または、グループ毎に設定が可能で、 各グループのポリシーに合わせてフィルタリングを行うことが可能です。 キーワードチェックにヒットしたメールは管理者が文書を確認し、承認または差戻すことができます。 メール文書からの情報漏洩を防止すると共に、誤配信回避および業務上の文書の品質向上を図ることが可能です。
訪問対応も電話対応もプロジェクト管理で情報の分散を防止！プロジェクトの進捗や状況を共有！
プロジェクト単位でメール対応だけでなく、電話対応や訪問対応の管理が可能です。 電話で誰がどのような対応をしたか、営業訪問時にどのようなやりとりをしたか等を記録することによって、 グループ内で案件の動向を時系列で管理することが可能です。
タグ機能でメールの埋没を防止！複数タグで迅速かつ多様な絞り込みを実現！
メールを管理する際に、フォルダでメールを振り分けていませんか。
GrpMailは送信メールも受信メールも時系列で見れるため、メールの流れが一目瞭然です。フィルタ機能でフォルダ分けを細かくしてしまうと、メールが散乱してしまい、
フォルダに埋没してしまう可能性もあります。
GrpMailではメールにタグ※を複数設定することで、目的のメールへを迅速に絞り込むこととが可能です。
※タグとは各メールに「重要」や「セールのクレーム」等の簡易的なラベルを貼る機能です。
削除済みメールもアーカイブ化！内部統制、情報漏洩対策を支援！
GrpMailで受信や送信したメールは、ユーザが削除したメールを含む 全てを独自のメールデータベースに保存し、閲覧することが可能です。 メールデータベースに保存することで、パソコンの紛失や盗難等の人的ミス等でメールから 顧客情報、個人情報、企業情報の漏洩を防ぐ事が可能です。 全てのメールを保存しておくことで、事故発生時の原因究明や対応の 事実の証明にも利用でき、企業のリスクヘッジにつながります。
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