カスタマイズ事例

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カスタマイズ事例

請求書を自動化したカスタマイズ

毎月数千件の宛先に請求書を送付されていたお客様。紙媒体での管理であったため、作業の手間や郵送コストが問題でした。WebFileの機能を利用して、この作業工程を全て自動化し、手間やコストの削減できたカスタマイズ例です。

お客様の状況

送付作業が面倒
郵送コストがかかる
解決方法
一斉配信とSynchrorerシンクローラー（API）をカスタマイズ

WebFileのオプション機能である、Synchrorerと一斉配信を連携させたカスタマイズです。お客様の基幹サーバで作成、保管された請求書データをSynchrorerがアップロードし、宛先CSVの情報に従って一斉配信で送付をするという、二つの機能を合わせることで、アップロードから送付までを自動で実現しています。
※SynchrorerはWebFileとファイルの自動同期を行うインストール型の専用アプリケーションです。

WebFile API
WebFileでは、APIもご用意しています。
事例ではアップロード時にSynchrorerを利用していますが、APIで自動アップロードを行うことも、もちろん可能。APIを使えば、アップロードから配布までをAPIで完結することもでき、更に幅広い用途に利用を拡大できます。
郵送の手間やコストを削減できただけではなく、封筒と請求書の封入間違いの防止も実現。
事前に宛先リストのチェックさえ徹底しておけば、あとの作業は全てシステムが自動的に行うためメールの誤送信も同時に防止することができます。メールに直接データを添付せずに送れ、ダウンロード時はワンタイムパスワードを利用しているため、PPAPの問題にも対処することが可能。
＝Web上管理+自動で送付まで完了
結果どうなったか
手間なく送付完了。郵送コストもゼロに！

 

自動化することで、人的ミスによる誤送信も防止！

システム概要

請求書自動化システム概要図

  1. Synchrorerが定期的に巡回。請求書データと、そのデータを誰に送るかが記載されたcsvがあるかを検知します。
  2. データがあれば、WebFile上にSynchrorerが自動でアップロードします。
  3. csvファイルの内容に従って、一斉配信を行います。
  4. それぞれの宛先に必要なファイルが配布され、それぞれのダウンロード履歴なども確認が可能です。
請求書や見積書など複数宛先に送信するときに!
カスタマイズではなく、WebFileの既存機能を利用することも可能です。
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