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情報漏えいの原因から考える事故防止策と安全なファイル共有
現状の情報漏えいリスクを発見し、現場に即した対策を徹底する。
個人情報漏えい原因から考えるセキュリティ対策一覧
日本ネットワークセキュリティ協会(JNSA)が発表した「2009年度 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」によると、情報漏えいの原因は、「管理ミス」や、ご操作、不正な情報持ち出しなどによる「人為的ミス」が大半を占めていました。
同報告書には、情報漏えい原因から考える対策の例もまとめられています。
漏えい原因から考えるセキュリティ対策の例
電子データに特化して見てみると、「送信・送付前の宛先再確認」「自宅に会社の情報を保管しない」など、具体的な対策例が記載されています。
しかし、これらの対策は、どの企業でも講じられているものではないでしょうか。すでに、情報セキュリティ方針として掲げている企業様も少なくないでしょう。それでもなくならないのが、情報漏えい事故。ファイルが電子データというパソコンで処理できる形である以上、保存やコピーが気軽に行えてしまうことに問題があるのかもしれません。
メール添付?USB?無料のファイル送信システム?
危ういファイル共有の現状を把握する
あらゆるビジネスシーンで生み出されたファイルは、削除されない限り、保管・更新などの運用段階に入ります。その際、多くのファイルにおいて、他者とのデータのやりとりが発生します。そのやりとりが、広い意味でのファイル共有ということになります。
一般的に、企業で行われるファイルの共有方法は、以下のとおりです。
  • メールにファイルを添付して提供する
  • USB・CD-ROMなどの記録メディアで持ち運んで提供する
  • ファイル送信システムを使って提供する
これらの共有方法には、すべてにおいて情報漏えいの危険性が、つきまといます。
添付ファイル付きメールの場合は、「誤操作」による送信先間違いで、大事な機密データが第三者に見られてしまうといった漏えいケースが考えられます。USBなどの記録メディアでの持ち運びの場合は、「紛失・置忘れ」に至ることがあります。
また、最近では、一時的に利用できる無料のファイル送信システムの利用も多く見受けられますが、そこにも落とし穴があります。
システムを使う送信自体には、間違いとは言い切れません。そのシステムのセキュリティが信用できるものならば、不正アクセスなどによる情報漏えいは防ぐことができるからです。
しかし、一時的な送信しかできないシステムを利用することは、管理を煩雑にするも同然。無料システムの多くはログが記録されませんし、誰に、どのファイルを、どのように送ったかの監視の目が行き届きません。とどのつまり、「誤操作」による漏えい等を防ぐこともままならなくなります。
大事なのは、すべてにおいて、管理・監視を徹底すること。情報漏えい対策が施されていても、チェックする仕組みがなければ、ルールの遵守が徹底されているかどうかもわかりません。
情報漏えいの危険性を最小限に食い止めるには、然るべき管理・監視がなされている必要があります。ただ漠然と共有させることなく、管理を徹底すれば、企業のファイル共有に付きまとう情報漏えいリスクは、限りなく排除することができるのです。
情報漏えい対策を講じたルールがあるのか、ルールが徹底されているかどうかを、まず把握することこそが、安全なファイル共有の礎になります。
現状を把握して、情報漏えい対策を講じたルールが徹底されていることに確信があれば、何も問題はありません。その仕組みを継続しつづけることで、情報漏えい事故を回避することになるでしょう。しかし、逆に少しでも情報漏えいの不安を抱く方は、ファイル共有方法そのものを変えてみるのも一考です。
ビジネスシーンに適したファイル共有方法
安全なファイル共有方法のおすすめは、添付ファイルもUSBも禁止し、一時的に過ぎないファイル送信システムも利用させないこと。そもそもの、情報漏えいの原因となりうる方法を撤廃するのです。
とはいえ、ファイル共有はビジネスシーンに不可欠というのは、何度も申し上げているとおり。前述のファイル共有方法を禁止した代わりに、ビジネスシーンに最適なファイル共有方法に一本化すればいいのです。
最適なファイル共有方法とは、セキュリティのしっかりした、信頼できる会社が運営するファイル共有システムで、永続的に管理することです。ファイル共有システムをひとつに絞り、全社的に導入すれば、セキュリティ上安心・安全にファイル共有できるだけでなく、現状を常に管理・監視できます。
機能として便利なだけのシステムではいけません。機能が業務に即したもので、なおかつセキュリティ万全で全社管理ができるシステムを見つけることで、情報漏えいに恐れずに業務に集中することができるようになるでしょう。
管理・監視できるおすすめファイル共有システム
そのシステムの代表が、ファイルを複数のユーザで共有することに特化したWebFileです。高いセキュリティと管理能力が評価され、現在500社を超える企業様に導入されています。
株式会社 関通様
「ファイルのやり取りをメール以外の安全な手段で行いたい」
WebFileを導入
煩雑な操作による人的ミスを軽減し、安全な出荷フローを確立(→導入事例
日本ビジネスコンピューター 株式会社様
「USBメモリの使用禁止で、代替ツールが必要だった」
WebFileを導入
管理面、利用面…双方が快適であるからこそ、機密データの運用管理が成功した(→導入事例

WebFileは、ワンタイムパスワードや接続元IPアクセス制限、暗号化通信などで不正アクセスを防止し、重要データの機密性を守ります。また、ユーザを管理するシステムにおいて、社内のファイル共有の全貌を管理・監視することができます。
誤送信対策としては上長承認機能を有し、誤操作を招くことのないよう、初心者でもわかりやすい画面で、業務に支障なく、新しいファイル共有手段として徹底することができます。
WebFileを導入した企業様の事例を多くノウハウとして保有しておりますので、御社に即したファイル共有方法をご提案できます。ぜひ、一度お問い合わせください。