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ファイル共有のよくある間違い
ファイル共有の間違い[2] ファイル転送サービスの中途半端な利用はNG
USB、添付メールはNG。ファイル転送サービスはOK。
それは本当に安全ですか？
ファイル共有においてよくある間違いのひとつに、ファイル転送サービスの利用があります。USBでの持ち運びがダメ、メールでの添付ファイル送信がダメ・・・となると、業務上必要といってファイル転送サービスを一番に思いつく人が多いようです。
「ファイル転送サービス」と検索して、真っ先にあがってくるのが無料のシステムの数々。ビジネスシーンで多く活用されていることもあり、使ったことがある人は多いのではないでしょうか。
しかし、ファイルを転送するだけだから、と、気軽に利用してはいけません。無料のファイル転送サービスは、一時的に利用するものが多く、1回送って「はいお終い」というものだからです。
1回送ってお終い。送信したログは利用した社員個人だけしかわかりません。しかもメールで受け取る形式であったりすると、転送通知メールを削除された場合などは、あとからファイルを送ったことすら、確認することが難しくなってしまうのです。
つまり、ファイル転送サービスでは、どのような機密レベルのデータが、一体誰に送信されたのかわからず、会社的にファイル共有状況を管理・監視できていない状態といえます。
ビジネス向きなのは「ファイル転送サービス」よりも「ファイル共有システム」
ファイル転送サービスに潜む一番の問題は、管理できないこと。情報セキュリティが叫ばれている昨今、ファイルを転送するのではなく、安全に共有し、管理することが、企業にとって一番重要なことになっています。
そこで、ファイル転送サービスよりもビジネス向きなのが、ファイル共有システムです。ファイル転送サービスは、社員個人の利用になりますが、ファイル共有システムは、会社を上げて導入することに意義があります。
ファイル転送サービスとファイル共有システムの比較
  ファイル転送システム ファイル共有システム
ファイル転送 社内外問わずできる 社内外問わずできる
利用履歴確認 社員個人の利用にとどまり、会社として履歴把握が難しい 社員個人でもログを閲覧でき、会社全体で履歴を一元管理ができる
ファイル共有フォルダの利用 ファイルを転送するだけで共有はできない ユーザであればグループ間で共有できる
ファイルダウンロード時のセキュリティ 運営会社固定のセキュリティでしか守られない 企業独自のセキュリティレベルを設定できものもある
上記の比較表をご覧いただければ、ファイル転送サービスが個人利用に特化しているもので、企業の情報セキュリティにおいては不安な点が多いことがお分かりいただけることでしょう。
ファイル転送サービスの多くは、一時利用に限られるものがほとんどであるため、利用履歴の把握が難しく、ファイル共有はできず、運営会社固定のセキュリティでしか守られません。
その点、ファイル共有システムは、企業全体で導入することで、ファイルを送るだけでなく、グループ間の共有ができ、それら履歴の一元管理ができるというメリットがあります。また、当社のファイル共有システム「WebFile」は、セキュリティレベルを細かく設定できるため、企業側の情報セキュリティに遵守させることも可能です。
どちらがビジネスシーンに最適かは一目瞭然。ファイル共有システムの導入が、業務効率とセキュリティを同時実現する近道なのです。
社員の作業効率の円滑化と企業の情報漏えいリスク対策を
同時に実現するファイル共有システム
USBメモリやPCの紛失による情報漏えい事故が相次ぎ、その手法を禁止している企業も少なくありません。しかし、事故の元となりうる手法を禁止するのはいいことですが、その代替を用意していない企業も少なくありません。社員は個々に悩み、ファイル転送サービスに手を伸ばし、結局、機密データの取り扱い状況がわからないままであったら、まったく意味を成しません。
また、情報セキュリティを盾に「●●してはダメ」「●●は禁止」と、禁じることばかりが先行してしまうことで、社員の業務遂行が妨げられるといった事態は回避したいもの。業務に没頭してもらうためには、ファイル共有システムを導入し、企業として情報セキュリティを万全にした上で、社員にのびのびと業務をすすめてもらうことが一番です。
前段の比較表に記載したファイル共有システムのできることは、当社のファイル共有ASP/SaaSシステム「WebFile」であれば、すべて実現可能です。ユーザはファイルを保存・送受信でき、グループ間でファイルを共有することができます。管理者は全ユーザの使用状況を閲覧可能で、ファイルの不正流出がないかを確認できます。
「利用する側＝業務を円滑にしたい社員」も、「管理する側＝セキュリティを確保したい会社」も、双方のニーズをかなえるのが、ファイル共有システムWebFileなのです。
ファイル共有SaaS/ASPシステム「WebFile」のビジネス向け主要機能
配布 必要な相手にだけ、ファイルのダウンロードURLを送信できます。
収集 ファイルをアップロードしてもらうためのURLを送信できます。
共有 アクセス権限設定で、必要なユーザだけでファイルを共有できます。
守る 不正な情報流出を防止する万全なセキュリティ機能とバックボーン。
管理 企業データの送受信・共有ログを管理して、機密性を確保できます。
社員の業務スピードを守る万全のセキュリティ
ファイル取得時の
ワンタイムパスワードロック		 ファイルを受け取った人だけが、パスワードを取得できます。所得されたパスワードは1回の利用に限定され、繰り返しの利用は不可。不正ダウンロードを防止し、高い安全性が保持できます。
ファイル取得有効期限
回数制限設定		 ファイル送信時、ダウンロード可能な有効期限と回数を指定できます。ダウンロードURLの転用によるファイルの不正流出リスクに備えています。
ファイル送信停止機能 誤ってファイルを送信してしまった場合には、送信停止できます。ファイル送信の際に人的ミスに迅速な対応が可能です。
ファイル送受信・
共有履歴の管理		 「いつ、誰が、何をしたのか」がログに記録されます。不正操作を抑止すると共に、企業データを一元的に監視できます。
EV SSL暗号化通信の標準実装化 [業界初] サイトの実在性が証明されるため、フィッシング詐欺によるパスワード漏えいやデータ漏えいを回避できます。
それまでのSSL暗号化通信よりもセキュリティが強固になると判断し、業界内でいち早く対応しました。
ISMS認証取得データセンターで
運用サーバを管理		 24時間365日体制の有人監視や防災対策、入退室制限などにより、データが保存されているサーバそのものを物理的に守ります。
そのほかにも、誤送信を防ぐための上長承認機能や、いつまでも不要なファイルを共有させないファイルの自動削除設定などがあります。
WebFileなら、社員の作業効率の円滑化と、企業の情報漏えいリスク対策を実現できます。

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