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ファイル共有のよくある間違い
ファイル共有の間違い[3] うっかり誤送信…チェックするのは誰!?
なぜ起こる？ メールの誤送信
誤操作といえば、真っ先に思い浮かぶのが、宛先のメールアドレスを間違えてメールを送信するケース。いわゆる、メールの誤送信です。
メールの誤送信は、何が原因でしょうか。メールの宛先を入力するには、半角英数字に切り替えて入力すればいいだけですし、アドレス帳を参照する際は、名前と照らし合わせながら簡単に選ぶことができます。
そんな簡単な設定だけで送信できるメール。それでも、宛先間違いは、よく聞くケースなのです。誤送信としては、宛先を間違う以外にも、添付するファイルが違っているといったこともよくあります。
筆者自身、
- 「メールを書いている途中に送信してしまったので申し訳ありません」
- 「添付するはずのファイルを添付していませんでしたので再送します」
というメールを受け取ったことは一度や二度ではありません。
おそらく、日常使っているメールだからこそ、操作に慣れてしまっており、パパっと操作してしまう。そこから、つい「うっかりミス」に、つながってしまうのでしょう。
情報漏えいに直結するメールの誤送信。その防止策は？
「うっかり」は誰にでもあること。とはいえ、ビジネスシーンにおける宛先メールアドレスの間違いは、企業に致命傷を与えかねません。
では、どのように、誤送信を防ぐことができるのでしょうか。
ファイルを添付するメールを送信する場合、
の双方共が重要で、間違いなくファイルを送信する必要があります。
それら宛先や添付ファイルの中身の確認について、一般的なメールソフトの利用の場合、メールを書いている本人が目視で確認しているものです。そこでは、他者の決済が必要なわけではなく、確認作業は送信者一人だけで完結してしまいます。
送信者本人が「このメールアドレスで正しい」「この添付ファイルで間違いない」と判断すれば送信できてしまうことに問題があります。送信者以外の目、つまり、ビジネス組織でいうところの、上長の確認があれば、自分以外の目で確かめることができ、安全といえるでしょう。
メールの誤送信を防止する事前対策「上長承認機能」
そこでお勧めしているのが、当社の提供しているファイル共有ASP/SaaSシステム「WebFile」の「上長承認機能」。うっかり誤送信を防止してファイルを送ることができる機能です。
上長承認機能を使うと、文字通り、システムからファイルを送信する際に、上長の承認がなければ送信されない状態になります。つまり、上長承認＝他人の目による確認が入るため、より間違いを発見しやすく、送信する前に修正するチャンスが増えるわけです。
また、上長となる、おそらく管理職・リーダークラスとしては、部下の誰が、誰に対し、どのファイルを、どのような設定で送信しようとしているのかを確認することができ、管理体制としても強固なものになるのが利点です。
ひとりで作業して送信するから発生しやすい「うっかりミス」も、二人の目で確認することで、大きな防止策になるといえます。
うっかり防止のためには、単なる添付ファイルのメールとあなどることなく、確実な確認の元、送信作業を行いたいものです。
- [関連リンク]
- 上長承認機能（オプション）
