ファイルを送る、多ければ日に何十回と行うこの作業。
送ったファイルは相手に届いたのか？
確認に手間を取られていませんか。
確認が取れないまま、大事なビジネスチャンスを逃していませんか。
ファイルの到着確認、見える化しませんか？
メールにファイルを添付して送信した場合、ファイルがきちんと届いたか、送ったファイルを見てくれたのか、相手に確認してみない限り、わかりません。
電話で確認したり、新たに確認のメールを書くことがありますが、1日に幾つもファイルを送った場合や、複数人に送った場合などは、その作業がかなりの手間に・・・。
更に、電話やメールでの確認は、自分の手間や時間だけでなく、「電話に出てもらう」「メールを読み返信して貰う」などの作業を相手に強いることで、相手の時間をも奪うことになります。
資料を送った後で、内容について補足の電話をかけるような場合もありますが、
「送ったファイルが相手に届いている」
「資料を手元にダウンロードして貰っている」
ことが分かっている状態でかけるのと、それが確実でない状態でかけるのとは、その後の話のしやすさが全く違いますよね。
この確認作業にかかる手間と時間。
1日ならどのぐらい？ 1週間ならどのぐらい？
1年にしたら、どれだけの労力を割いていることになるでしょうか。
1回1回にかかる手間は小さくても、塵も積もれば山となる。
業務の効率化には、小さい労力こそ見逃さない目が大切です。
WebFileの到着確認関連機能
WebFileは、日々の業務の中で行われる「ファイルを送る」という何気ない作業を、より円滑に、より確実にするため、「到着確認にかかる手間を省く」という点にも着目しています。
開封確認
WebFileから送付したファイルのダウンロード画面へアクセスがあると、ファイルの送り主に通知を飛ばす機能です。
ファイルを送った後、相手に確認の電話やメールを投げなくても、「相手がメールを受け取り、ファイルのダウンロード画面を開いた」ということが分かります。
ダウンロード確認
送ったファイルがダウンロードされると、ファイルの送り主に通知を行う機能です。
「送ったファイルを相手がダウンロードした」ということが分かるので、「ファイル届きましたか？」などの確認を、わざわざ行う必要がなくなります。
ログの確認
送付したファイルがダウンロードされると、誰がいつダウンロードしたか、
全てログとして記録されます。
ログはいつでもWebFileの画面上から確認できるので、開封確認やダウン
ロード確認を見逃していた場合も、
ログの画面を確認すれば、送ったファイルがダウンロードされているか
どうかを確認できます。
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