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メールの一斉送信は事故が多い？

一方、メールの一斉送信による誤送信・情報漏えいは後を立ちません。しかし、それら事故は一般的なメーラーソフトを利用した一斉送信に起因しています。

メーラーソフトは、Bccを利用してメールの一斉送信を行いますが、この送信方法が誤送信・情報漏えいの事故につながっています。

メール誤送信による情報漏えいの事故

メール誤送信による情報漏えいは年々増加傾向にあります。
一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）は2022年度「個人情報の取扱いにおける事故報告集計結果」の中で、メール誤送信による情報漏えいが1,730件と前年度1,128件に対して約1.5倍に増加したと発表しました。2020年(764件)と比較すると、2年で約2.3倍増加しています。

また、独立行政法人 情報処理推進機構が行なった「情報セキュリティ10大脅威2024」では2016年から6年連続で「不注意による情報漏えい等の被害」が選出されました。

これらのレポートから、定期的な注意喚起などの社内ネットリテラシー教育に加え、リスク回避を目的としたシステムの導入が急務といえます。

参考: 一般財団法人日本情報経済社会推進協会「個人情報の取扱いにおける事故報告集計結果」

参考: 情報処理推進機構「情報セキュリティ10大脅威2024」

WebFile一斉配信機能がおすすめの理由

WebFileの一斉配信機能は、起こりうるリスク自体をなくすことが可能です。
WebFileはメールの一斉送信を行う際、宛先をCSVファイルで指定する仕組みになっています。画面上での宛先入力を必要としないため、必然的にCcやBccによる誤送信が起こりません。

異なる宛先に同じファイルを送信する際、CSVファイルに同じファイル名を記入するだけの簡単な操作で一斉に配信できます。

これら一斉送信したファイルは、メールに記載されたURLからダウンロードする仕組み(配布機能)のため、セキュアな環境で情報の漏えいを防ぎます。近年、問題視されているPPAP対策としても効果的です。

WebFileはファイルを送る、受け取る、共有するシステムですが、ファイルを添付せずメールのみ送信といったフレキシブルな対応も可能です。
ITの専門的な知識は必要なく、簡単な操作で手間なくメールの一斉送信ができますので、業務の効率化を図るうえでもおすすめです。

一斉配信機能を利用した一斉送信方法：ファイルあり

配布したいファイルがあるフォルダを指定し、宛先情報が書かれたCSVファイルをインポートすることで一度の配信で宛先ごとに異なるファイルを配布することができます。本文では配布に必要なURL、期限、お名前、メールアドレスなどを変換文字で挿入することができ、効率よくメールが作成できます。

一斉配信機能を利用した一斉送信方法：ファイルなし

ファイルありの配信と同じように宛先をCSVファイルで指定し、一度の配信で複数の宛先にメールを送信することができます。メールの本文では宛先の名前やメールアドレスを変換文字で挿入することができ、文頭に相手の名前などを入れた挨拶状の作成も可能です。

宛先ファイル画面

配信メール作成時に必要な宛先ファイルのサンプルをダウンロードすることができます。宛先ファイルは配信の種類によってフォーマットが異なります。配信する種類に合わせたサンプルデータをダウンロードすることで簡単に宛先ファイルを作成することができます。

活用事例

API連携で請求書を自動送付

自社システムとWebFileAPIを連携して請求書納品書を自動送付PPAP対策も実現！

PPAP対策のため、取引先からメール添付でファイル授受がNGに。自社システムとWebFileの配布APIを連携して、PPAP対策と同時に効率もアップ。

カスタマイズ事例

送付作業を自動化

毎月複数の宛先に送付していた作業を全て自動化。郵送費削減、業務の効率化！

一斉配信とSynchrorerを組み合わせたカスタマイズ。毎月複数の宛先へ送る決まった業務がある方など参考にしていただけます。

まとめ

一斉配信機能は、配信の手間や誤送信のリスクを最小限に抑えてメールの一斉送信を行えますので、セキュアな環境で安全に情報を守るために、「WebFile」の活用をぜひご検討ください。