エクセル内の面倒な計算や情報の集約をワンクリックで行ってくれるオフィスソフトのマクロ。
業務効率化ツールとしてビジネスパーソンの便利な味方ですよね。
ただ、そんなマクロファイル、最近は業務の厄介者になっているかもしれません。
特に相手にファイルを送る時はマクロに気をつけた方が良さそう。
今日はマクロファイルが取引先との業務に最近おすすめできない理由と、
そんな中での活用法をご案内します。
- 目次：
- そもそもマクロファイルとは？
- マクロファイルの危険性は？
- マクロファイルが取引先との業務におすすめできない理由
- それでもマクロを使いたい場合の、3つの活用ガイドライン
- WebFileの無害化オプションについて
そもそもマクロファイルとは？
マクロファイルを一言で言うと、
「コンピュータ上で行う一連の操作を記録し、自動的に実行させるファイル」です。
毎日行うデータのコピー＆ペーストや、特定の書式整形などの
面倒な作業をボタンひとつで終わらせることができます。
マクロファイルの危険性は？
マクロはOSの深い階層まで操作できる強力な権限を持っているため、悪意のあるプログラム（ウイルス）を含ませることも可能です。実際に差出人の不明なマクロファイルを開いたことがきっかけでPCがウイルスに感染してしまった事例もあります。
2019年から2022年にかけて日本国内で猛威をふるったEmotetは、マクロ機能を悪用した攻撃の典型例です。
マクロファイルが取引先との業務におすすめできない理由
先ほど紹介したように、マクロ機能を悪用してコンピュータウイルスに感染してしまう恐れもあり、
大手企業や自治体では、「マクロ付きのファイルを受け付けない」というセキュリティがかかっていることがあります。そのような企業では、受信したマクロファイルを無害化して、ただのエクセルにして受け取っている可能性が。
また、2022年にMicrosoftが「インターネットから入手したマクロを標準機能でブロックする」と決定しています。今後もマクロファイルを受け付けない流れは拡大していくかもしれません。
せっかく時間をかけて作成した対策のマクロが、相手のセキュリティを通じて
「ただの動かないファイル」になってしまうのは、勿体なく感じませんか？
それでもマクロを使いたい場合の、3つの活用ガイドライン
1｜マクロを使う範囲を「自分のPCで完結する作業」に限定する
自分専用の集計ツールとして活用する分には安全です！
共有を前提としない範囲でどんどんご活用ください
2｜作業は.xlsmで行い、相手に送付する時は.xlexで行う
自分で資料を作る時はマクロを活用して、
できたファイルを相手に送る時はマクロなしの形式にしてはいかがでしょうか。
この場合は相手はただのエクセルを受け取るため、受信時にウイルスチェックや無害化を受けることができます
3｜別の自動化方法を検討する
「パワークエリ」や、「Power Automate」を使うと、マクロを使わずに安全に作業を自動化できます。
ご参考になると嬉しいです。
★WebFileの無害化オプションについて★
「マクロファイルを受け取りたくない」側の企業様にご案内です。
WebFileには無害化オプションがあります。
ウイルスチェックに加えてファイルの無害化を行うことで、より安全なファイルのみを社内に取り込むことができます。
無害化のタイミングは、
・自分や相手がWebFileにファイルをアップロードした時
なので、外部とフォルダを共有しているときや、ファイルの収集依頼をかけた時に
貴社のセキュリティレベルを一段階引き上げます。
ご興味があればぜひお問い合わせください。
